Seguro que si estás buscando qué es un documento de Archivo sea porque estás interesado en la labor en los Archivos o quieres trabajar como Gestor Documental. El trabajo en los archivos es fascinante por la importancia que recae en ello. Su labor no solo es importante en el presente, sino que perdura en el futuro. El hecho de querer ser archivero es porque siente pasión por la historia, porque quieres indagar en el pasado, porque permite custodiar la memoria de la sociedad y hacer que se mantenga viva. Antes de nada, ¿Cómo definimos documento de archivo?
¿Cómo definimos documentos de archivo?
Definición según diccionarios de Terminología Archivística
- El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles
«Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal».
No obstante, en la definición que nos encontramos con su 2ª edición.
«Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal».
- El Dictionnaire de terminologie archivistique del Consejo Internacional de Archivos.
«Ensemble constitué par un support e par l’information qu’il porte, utilisable à des fins de consultation ou comme preuve».
Definición según la ley
- Ley de Archivos de Andalucía de 1984 en el art. 1.2
«Toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogido en cualquier tipo de soporte material, así como cualquier otra expresión gráfica que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos».
- En la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español, en su art. 49.1
«Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material, inclusos los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones».
- En la Ley 1/2001, de 6 de marzo, del Patrimonio Cultural del Principado de Asturias
«Expresión del lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, actual o futuro, incluyendo los mecanismos magnéticos e informáticos. Se excluyen aquellos bienes que tienen la consideración de bienes bibliográficos».
- Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid
«Toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que por su índole forme parte del Patrimonio bibliográfico».
- En la ley 4/1993 de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid
«Toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que por su índole forme parte del patrimonio bibliográfico«.
Definición según especialistas y archiveros
- Antonio García Rodrígez
«Toda expresión emitida o recibida en el ejercicio de sus actividades por cualquier persona en cualquier lenguaje sobre cualquier soporte materia».
- Antonia Heredia Herrera
«Aquellos producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información».
- Aurelio Tanodi el documento
«El soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de un entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades».
- César Guitiérrez Muñoz
«Sólo aquellos que han sido producido o reunidos por individuos o por instituciones en razón de las funciones y actividades que ellos despliegan para conseguir determinados fines. Nacen o llegan al repositorio de modo orgánico, seriadamente, en forma natural».
- Francisco Fuster Ruiz
«(Caracteres externos): «Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta), …
(Caracteres internos): … de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico, …
(Relación con la entidad productora): … producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de gestión».
- Heloisa Liberalli Bellotto
«Un instrumento que contiene un texto que es el resultado de la actividad administrativa de un entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades».
- José Joaquín Real Díaz
«Cualquier escritura de carácter legal, histórico y administrativo que se conserva en los archivos».
- Murillo Vázquez
«Un soporte modificado por un texto a él adherido qe surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el trámite».
- O. Gallego Domínguez
«Producido o acumulado por una institución o persona en el curso de su gestión o actividad para cumplimiento de sus fines, conservado como testimonio (a título de prueba) e información».
¿Cómo identificamos un documentos de archivo?
Según las definiciones para identificar un documento de archivo debe poseer una series de características, que son:
- Únicos, imparciales y objetivos, ya que muestran la verdad.
- Auténticos, porque corresponden al autor, fecha y lugar que consignan.
- Íntegros en sus caracteres internos y externos, es decir, son fuentes primarias de información, no manipulada.
- Interdependientes, por cuanto todo documento de archivo está estrechamente unido a otros del grupo en que se ha conservado y su significado depende de esa relación o vínculo.
- Naturales, ya que se genera por la acumulación natural y automática en las oficinas por el desarrollo de las funciones y actividades propias de la institución o persona, como consecuencia de la jurisdicción institucional.
El documento de archivo cumple con dos funciones:
- Testimonio: de una gestión o actividad para los autores productores o para los ciudadanos en sus relaciones con la administración. En el reside su valor primario aportando información a su productor, ya sea administrativo, legal, fiscal y operativo.
- Información: una vez cumplida su valor primario pasa a obtener un valor secundario, el cual lo consigue cuando el documento pierde los derechos y obligaciones garantizados por los testimonios escritos para su productor. Ahora, el documento pasa a ser una fuente para la historia sin que los que lo han producido se hayan percatado de ello.
No obstante, estos documentos serán conservados en caso de que posean un valor histórico. Tenemos que tener presente que estos documentos no se realizan con la intención de que tengan un valor histórico. Su valor se lo da el hecho presente que quede reflejado y se pondera su valor en función a quién lo creó, por qué y para qué.
Para considerarse un documento de archivo con valor secundario no tiene que ser antiguo, sino que tiene que haber cumplido la función para la cual fue producido. Por último, el documento de archivo no solo se encuentra en formato físico, también en digital, y no son solo escritos, sino que pueden ser fotografías, películas, audios, correos electrónicos. etc.
¿Qué entendemos por documento de archivo?
Finalmente, entendemos como documento de archivo aquellos documentos acumulados por la actividad de una persona, creados por administraciones públicas o privadas y que, cuando cumplen la función para la cual fueron producidos, adquieren una función informativa para los investigadores.