La Archivística posee el suficiente conocimiento y metodología para lograr sus fines. No obstante, a veces necesita recurrir al uso de otras ciencias auxiliares. Al referirnos como auxiliares no tenemos que pensar que tienen una relación de inferioridad, sino más bien, se usan de forma parcial y como ayuda para conseguir sus objetivos. Por ejemplo, como la medicina que acude a la biología, la química o la física. Por último, gracias a las ciencias complementarias podemos interpretar los textos, clasificaros, identificarlos o fecharlos.
Ciencias subsidiarias de la Archivística
1. Paleografía
El término Paleografía proviene del griego paleo (antiguo) y grafía (escritura). Es el estudio de la escritura en soportes suaves como el papel, papiro o pergamino, además del estudio de la evolución de la grafías en el tiempo y su modo de ejecución.
El archivero hace uso de la paleografía para leer y entender los manuscritos de cierta antigüedad. A lo largo de la historia se han usado diversos tipos de letras, como la carolina o la visigótica con sus diferentes modelos y variantes geográficas. En este caso, la paleografía es el instrumento que permite conocer la información en el caso de los escritos, porque si no se conoce la letra, no se puede acceder a la información del texto. El conocimiento de esta ciencia se hace necesario para poder interpretar, analizar y describir la información. Además, permite al archivero tener un juicio propio de si el documento es auténtico o de si tiene algún valor informativo. En resumen:
– Leer y descifrar los signos gráficos.
– Hacer examen sistemático de la escrituras y de los monumentos escritos para tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio.
– Analizar la naturaleza de los signos gráficos.
2. Diplomática
Diploma viene a significar «doblado» o «plegado en dos partes», es decir, hace referencia a los documentos que se doblaban para proteger su contenido. La diplomática es la ciencia que estudia la tradición, la forma y la elaboración de los documentos.
La diplomática ayuda al archivero a analizar la forma del documento, tanto externa como interna, es decir, soporte, tinta o la estructura del documento (protocolo, texto, escatocolo), además de la fórmulas empleadas en su redacción, las fases que han pasado el documento o el génesis. Por último, le permite determinar si es auténtico o falso desde un punto de vista documental. En resumen:
– Conocer la tradición documental.
– Evaluar la autenticidad.
– Conocer la tipología diplomática.
3. Cronología
Terminología del griego cronos (tiempo) y logos (tratado). Se define como la ciencia que estudia el orden y fechas de los sucesos históricos. No obstante, una definición más aceptada sería Computación del tiempo para establecer la fecha de redacción del documento.
Para el archivero la cronología es imprescindible para identificar la fechas correspondientes del documento. Cada documento puede estar fechado con un cómputo diferente como los musulmanes que emplean el calendario lunar, el cual comienza en el año de la Hégira, es decir, 632 d. C. En resumen:
– Permite la identificación, descripción y ordenación de los documentos.
4. Sigilografía
La sigilografía es el estudio de los sellos empleados para autorizar documentos. Una definición más acorde nos la da el diccionario especializado en Archivonomía: Disciplina auxiliar de la Historia que estudia los sellos antiguos.
El sello se compone de dos elementos, uno textual y otro iconográfico. Los documentos vienen acompañados por un sello como elemento de validación del documento. Éstos deben ser conocidos por el archivero para que el sello sea conservado, descrito y puesto a disposición para su consulta. En resumen:
– Ayuda a fechar el documento.
– Se usa como elemento de descripción.
5. Genealogía
La genealogía es, según Mireia Nieto (especialista en historia familiar), una disciplina que estudia la composición de las familias y la ascendencia, descendencia, relaciones de parentesco y alianzas de una persona.
En este caso, es imprescindible su uso para los archiveros que trabajen en archivos familiares. Gracias a esta ciencia se pueden formar esquemas y tablas de filiaciones y linajes. En resumen:
– Permite conocer la historia de la familia.
6. Heráldica
La heráldica es la disciplina que estudia los escudos de armas de una familia, dinastía, una institución o una localidad. La práctica de emplear símbolos o dibujos en los escudos son en la Plena Edad Media, es decir, siglos XI-XIII. Los blasones son heredados dentro del mismo linaje y decoran las armas y armaduras, joyas, sellos señoriales, obras de arte, etc.
El archivero debe tener conocimiento del arte del blasón porque les aportan información primaria sobre concesiones de escudos, historia de los linajes y de sus armas, informes o descripciones heráldicas desde la Edad Media. Además, el archivero se puede encontrar con copias manuscritas de obras o colecciones bibliográficas sobre heráldica, nobiliaria y genealogía. En resumen:
– Permite el estudio y descripción de algunos documentos.
– Tiene que saber describir las figuras, colores y formas.
7. Vexilología
La vexilología es la ciencia que estudia los estandartes y banderas. Procede de la palabra latina Vexillum (estandarte) y la griega Logos (conocimiento). En los archivos podemos encontrar una sección sobre banderas.
El archivero debe conocer los elementos básicos de la banderas. No obstante, el principal problema es el método de conservación del tejido, el cual es muy delicado. En resumen:
– El archivero tiene que saber los elementos básicos para su conservación.
8. Numismática
La numismática se encarga de estudiar las monedas y las medallas. Es una documentación que puede estar relacionada con la sigilografía o la heráldica. Esto se debe a que se compone de una parte textual y otra simbólica.
El archivero tiene que saber describir las monedas y medallas, que en ocasiones vienen junto a su documentación elaborada por los arbitristas. A la hora de conservarlas se tiene que hacer conjunto, por lo que se usan las signaturas cruzadas. No solo se aplica a las monedas y medallas; también a la fotografías, documentos audiovisuales y mapas. En resumen:
– El archivero las tiene que describir a través de la documentación.
9. Epigrafía
La epigrafía es la ciencia que conoce e interpreta las inscripciones antiguas en soportes duros como el metal, la piedra, la cerámica y el vidrio con el objetivo de usarlas en calidad de fuentes históricas.
La ciencia epigráfica tiene un objetivo similar a la paleografía. Ésta permite descifrar e interpretar las inscripciones antiguas con el objetivo de dar a conocer los escritos de las civilizaciones pasadas. En resumen:
– Permite descifrar, interpretar, organizar, clasificar y poner la información a disposición de los investigadores o particulares.
10. Historia
La historia, según Cruz Mudet, es la memoria de la evolución de la humanidad. Una ciencia que permite la compresión del pasado y el entendimiento del presente.
La relación que tiene con la Archivística es estrecha, porque los documentos conservados son las fuentes que usa el investigador. Los documentos son la muestra de la actividad física o moral de las personas que han producido en el transcurso del tiempo. En resumen:
– Permite comprender la forma y el orden en la que se han originado los documentos.
– Conocer la estructura orgánica, las funciones y actividades desarrolladas.
– Permite comprender la razón de los documentos y de las agrupaciones documentales para dotarlas de un organigrama objetivo y estable en el tiempo
11. El derecho
Los documentos son elaborados en actividades sujetas a la ley, es decir, en las administraciones públicas, empresas o instituciones privadas.
El Archivero, sin tener que ser un excelente jurista, debe conocer determinados campos del derecho. En resumen:
– Legislación básica del Estado.Ejemplos: Constitución y el Estatuto de Autonomía de la comunidad.
– Legislación rectora del sector al que se adscriba la entidad a cuyo servicio se encuentra el archivo. Ejemplos: Ley Reguladora de Bases de Régimen Local, Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Corporaciones Locales.
– Legislación de ámbito archivístico. Ejemplo: Ley de Patrimonio Histórico Español.
– Legislación sobre el procedimiento administrativo. Ejemplo: Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
12. Lingüística
La lingüística es la ciencia que estudia la lengua humana. Se emplea tanto en informática, como en el análisis de los documentos. Ésta se emplea para la traducción automática, sistemas terminológicos, sistemas de indización, etc.
El archivero tiene que tener conocimientos básicos de sustento lingüistico para evaluar su rentabilidad y usarlo en su trabajo. En resumen:
– Permite crear bancos terminológicos, sistemas de indización y de traducción automática, crear correctores ortográficos y de estilos, analizadores, etc.
13. Informática
La informática es hoy en día imprescindible para el archivero. Como bien se puede definir, es la técnica del tratamiento automático de la información. En los años 70 comienza el uso de la tecnología con el Comité de Automatización del Consejo Internacional de Archivos.
El archivero no tiene que poseer conocimientos de programación, pero si tiene que conocer la posibilidades que le brinda la informática en general, así como puede ser de utilidad para su área de actividad. Además, debe tener criterio para elegir evaluar los programas existentes y saber si se pueden usar o no. Por último, en caso de que tenga que prescindir de un técnico, tiene que evaluar con criterio ante una oferta de servicios. En resumen:
– Se aplica en la transferencia.
– Se usa para el control físico de los fondos, el de préstamo y consultas.
– Sirve también como instrumento de descripción, expurgo, difusión y gestión de servicios.